Quản Lý Tài Sản Và Công Nợ

   Quản lý công nợ là phần rất quan trọng đối với một cộng ty, cửa hàng.

   Công nợ mang trong nó ba rủi ro chính là khách hàng không thanh toán, nhân viên theo dõi sai công nợ dẫn đến mất tiền, nhân viên thu tiền nhưng không báo cáo.

   Đối với rủi ro đầu tiên là khách hàng không thanh toán. Phần lớn lỗi xảy ra do chủ cửa hàng là chính chúng ta. Trung cũng phạm sai lầm về vấn đề này một cách đau đớn. Nhưng theo kinh nghiệm cá nhân của Trung thì chúng ta có thể hạn chế bằng cách bán hàng bằng tiền mặt đối với các khách hàng mới càng nhiều đơn hàng càng tốt trước khi cho công nợ. Hai sai lầm của Trung đều xảy ra do cho công nợ ngay đơn hàng đầu tiên. Việc bán nhiều đơn hàng bằng tiền mặt chứng tỏ khách có khả năng thanh toán. Nếu khách không mua tiền mặt nổi một vài toa chứng tỏ người này không có tiền. Và chúng ta cho họ mượn vốn làm ăn chỉ cần họ không thu hồi được công nợ một bên nào đó họ sẽ chẳng còn nguồn nào để trả cho ta. Về mặt này chắc anh chị nhiều kinh nghiệm hơn Trung do đó Trung sẽ không bàn sâu.

   Rủi ro theo dõi sai công nợ hoặc rủi ro khách hàng quên rằng mình đã mua hàng. Đây là rủi ro mà ta có thể xử lý được bằng nhiều phương pháp. Bán hàng bằng tiền mặt nếu có phát sinh sai sót ghi thiếu một đơn thì tiền vẫn ở trong túi ta. Nhưng nếu chúng ta ghi thiếu một đơn hàng mua nợ chúng ta sẽ mất cả vốn lẫn lời đơn hàng đó. Và phần nhiều sẽ chẳng có vị khách tốt bụng nào nhớ thay chúng ta họ đang nợ chúng ta bao nhiêu đâu. Do đó để hạn chế vấn đề theo dõi sai công nợ này chúng ta phải ghi chép đầy đủ và phải có đối chiếu thường xuyên. Để giảm việc sai sót ở nhân viên chúng ta phải sử dụng lương trách nhiệm đã nêu ở phần trước.

    Ngoài ra chúng ta phải đối chiếu với khách hàng mỗi tuần hoặc ít nhất là mỗi tháng. Các phiếu bán hàng phải được ký tên đầy đủ và lưu lại trong quyển nhằm tránh thất lạc trong quá trình lưu trữ. Tốt nhất anh chị nên sử dụng phiếu có 3 liên. Nhiều khách hàng lâu không đối chiếu công nợ họ sẽ quên hay cố tình quên 1 vài đơn hàng. Nếu chúng ta không có gì để đối chứng (chữ ký khách hàng) chúng ta sẽ mất đơn hàng đó hoặc tệ hơn là mất cả đơn hàng và khách hàng. Ở điểm này Trung đã chứng kiến cảnh một khách hàng khăn khăn là không mua hàng trong khi chủ cửa hàng cố gắng thuyết phục bằng cách nhắc lại các mặt hàng và ngày giao hàng nhưng vị khách kia vẫn khăn khăn không mua hàng bởi vì không có giấy tờ gì chứng minh và họ cũng không nhớ. Thật là khó xử khi rơi vào tình huống này, vừa không thu được tiền vừa mất luôn khách hàng và lại còn gánh thêm bực tức vào người do đó anh chị hãy cho khách ký tên 100% khi giao hàng nhé.

   Đối với rủi ro nhân viên thu tiền nhưng không báo cáo. Trường hợp này xảy ra nhiều ở các anh chị có nhiều chi nhánh hoặc bận quá nhiều việc ít quan tâm đến công việc bán hàng thu tiền. Nhân viên sẽ thu một khoản tiền của khách A nhưng không báo thu công nợ mà lấy luôn khoản tiền đó hoặc nhân viên thu tiền mặt của khách sau đó chế ra một ông A nào đó mua nợ đơn hàng với một số điện thoại là thuê bao không tồn tại. Đến môt ngày đẹp trời cuối năm rà soát thu nợ thì số này không tồn tại lúc đó chúng ta cứ tưởng khách bỏ trốn. Để hạn chế những việc này xảy ra chúng ta cần các biện pháp như trường hợp thứ 2. Đối chiếu hàng tuần hoặc hàng tháng với khách hàng. Nếu có chênh lệch tiến hành rà soát lại và tìm ra nguyên nhân. Nếu khách đã trả tiền thì ghi thu ở đâu, tiền đó đi về đâu...khách này tại sao không liên lạc được, địa chỉ ở đâu...ai giao hàng cho người này tới trực tiếp đối chứng xem thu tiền chưa, hay tại sao khách lại đổi số điện thoai...Trung đã chứng kiến nhiều người anh tâm sự nhân viên đã dùng những khách hàng ảo này và thu tiền không báo cáo chiếm dụng của công ty số tiền lên đến hơn trăm triệu, ít thì vài chục khiến phải đóng cửa chi nhánh.

   Do đó anh chị hãy thường xuyên cho đối chiếu công nợ với khách hàng. Để xử lý vấn đề khi còn xử lý được và chưa bị mất dấu vết.

   Quản lý tài sản là một mảng khá dễ dàng và có vẻ như không cấp thiết lắm nhưng cũng rất quan trọng để chúng ta hoạt động suôn sẽ. Tài sản mà Trung thường thấy ở chỗ anh chị là Máy cán tôn, cẩu trục, xe tải hoặc xe ba gác...

   Đối với xe thì thường xuyên thay nhớt đúng kỳ hạn, theo dõi và bảo dưỡng định kỳ. Việc theo dõi phải thực hiện bởi cả tài xế lẫn nhân viên văn phòng để tránh quá kỳ hạn hoặc bảo dưỡng, thay nhớt quá dư thừa.

   Máy cán tôn nên được cúp cầu dao nguồn khi kết thúc ngày làm việc. Trung có máy cán V và không cúp cầu dao cho đến một ngày đẹp trời bị cháy biến tầng do điện lưới chập chờn dù máy không chạy. Việc này sẽ ít diễn ra nhưng vẫn cần cẩn thận để tạo thói quen tốt.

   Cẩu trục: đối với cẩu trục thì việc bảo trì rất quan trọng. Vì nó liên quan đến an toàn của người lao động và chính chúng ta. Các lỗi thường gặp là tuột bố, mòn cáp và các lỗi này rất nguy hiểm. Chúng ta nên định kỳ kiểm tra bảo dưỡng một năm một lần để đảm bảo an toàn. Khi cẩu tuột bố chúng ta đừng buông nút để cẩu tuột tự do sẽ rất nguy hiểm. Tuột bố chỉ xảy ra khi ta dừng cẩu và bố bung ra nhưng lúc này bố mòn không giữ được lực kéo. Khí cẩu bị tuột chúng ta bình tĩnh và nhanh tay bấm cẩu đi lên sau đó bấm nút hạ xuống và giữ nút hạ xuống thì lúc này motor sẽ hoạt động và hàng sẽ xuống từ từ.

   Một lưu ý thêm là dây đai tôn và sắt rất nguy hiểm. Anh chị phải yêu cầu nhân viên dọn thật sạch các dây đai này. Không được để lung tung trong xưởng. Trong quá trình làm việc chúng ta không để ý dưới chân. Nếu vô tình dẫm phải dây đai sẽ rất nguy hiểm.

   Việc quản lý công nợ và tài sản chắc chắn anh chị nhiều kinh nghiệm hơn Trung vì anh chị đã trãi qua quá nhiều trong nhiều năm kinh doanh do đó rất mong anh chị chia sẽ thêm để cùng nhau phát triển. Anh chị có thể để lại góp ý trong phần bình luận bên dưới bài viết.